こんにちは！直帰丸です。
突然ですが皆さん。事務処理は定時になる前に終わらせていますか？？
「見積依頼がたくさん来て、どれからしたらいいかわからない、、、。」
「忙しいのに、上司から急に頼まれ事を受けて断れない！」
「なんで今日に限ってこんなに電話がかかってくるんだよ！！」
こんな感じで、溜まったメールやFAX依頼を処理したいのに、
客先からの電話や、断りづらい上司(先輩)からの確認依頼が急に入ってくる。
無視するわけにはいかないので仕方なく対応していると、いつの間にか終業時間になっていた。
なんて事はありませんでしょうか。
私はありました。いや、今でもあります…。
結局次の日に事務作業を後回しにしてしまい、
朝メールを確認すると更なる見積もり依頼や納期調整依頼、
そして前日に回答できなかった案件の督促が入っているという負のスパイラルになってしまいます。
この負のスパイラルから脱出すべく、事務作業の出来る人と出来ない人の違い３選を紹介します。
① 事務処理の優先順位 を決めてから処理をする。
②上司(先輩)からの急な依頼は速攻で対処する。(またはいつまでに対応するか伝える)
③他者に案件を振る勇気を持つ。
１つ目は事務処理の優先順位について紹介していきたいと思います。
出来ない人→見積もり依頼や案件の処理を来た順番で処理してしまう。
「あぁ…！こんなにたくさん見積もりが来てる…。
とりあえず見落としが無いように慎重に来た順に処理しよう」
大量に来た依頼を処理するときにパニックにならない様、
とりあえず内容は全部把握せずに順に対応していくと一生終わりません。
仮に依頼数量が１０件あるとしましょう。
そして１番最初に対応した依頼がすごーくめんどくさい案件だった時、その日に何とか処理できても
あと９個も残っているという精神的に発狂しそうになるケースに陥ってしまいます。
出来る人→順番問わず、すぐに処理できる簡単な案件から処理していく。
依頼数量が10個あるときに、一旦全部の内容を一通り確認しみる。
すると即答できる案件５個、まずは取引先に確認しなければ進まない案件が３個、技術的な相談で要打ち合わせが必要な案件が２個と確認できました。
まずは即答出来る案件を処理。「在庫あり。即納です」「単価＠890です。受注後３日程です。」
こんな感じで回答するのが一言二言で対応できる案件から処理していきます。
続けて取引先に確認が必要な案件に対応。「下記製品のお見積りをお願いします。」
「在庫は有りますか？」「ご希望納期はいつ頃でしょうか？」このように依頼に対して
取引先に問い合わせを入れる必要があるものを即答できるもの次に処理しましょう。
いやいや、回答待ちの状態ができるのであれば、即答できる案件より先にやるべきではないの？
と、これを読まれている皆さんは疑問に思うかもしれません。
しかし、相手の返答時間が予測できませんので、先に5～10分で処理できる案件を最優先にしたほうが結果的にオススメなのです。
(次の日まで回答がなかったり、帰社後に回答が入っていたりする事が本当に多いんです！)
最後に技術的な話や多点数の見積もり依頼など。
すごーくめんどくさくて時間がかかるものを確実に処理しましょう。
もしこの依頼が一番最初に来ていた依頼で、かつ次の日などに持ち越しそうな場合は
依頼先の担当者には事前にこう伝えましょう。
「ご依頼の件、確認いたします。改めてご連絡します。」
取引先の中には思っている100倍せっかちな方がいます。
先に「ちゃんと見てますよ！確認中ですよ！」という気持ちを伝えることで、
無駄に時間を取られる電話での督促につかまらない可能性がより大きくなります。
いかがでしょうか。
提唱はしてみたものの、ここでは書ききれない様々なトラブルが次から次へと出てきます。
しかしながら、上記のような優先順位をつけることで一種のルーティンになります。
落ち着き、全体を把握し、即答できるものから対応し、
メンタルにも影響する「回答待ちの依頼数」を減らしていきましょう。
残りの２選は次回に書きます！ありがとうございました。