こんにちは！直帰丸です。
前回に引き続き、事務処理ができない人の特徴について解説していこうと思います。
今回は下記３選のうちの最後の３番に関してです。
① 事務処理の優先順位 を決めてから処理をする。
②上司(先輩)からの急な依頼は速攻で対処する。(またはいつまでに対応するか伝える)
③他者に案件を振る勇気を持つ。
新入社員の皆様。そして優しくて振られた仕事を断れない皆様。
前回、速攻で処理せよ！と言いながら何言ってんだこいつと思っているでしょう。
そうです。この一番難しいとされる、「案件を他者に振る。」と「捨てる。」に関して説明します。
それが出来たら苦労はしねぇよ！と言いたくなりますが、
これこそ出来れば今後の人生を大きく変える事になります。(大げさだけど本当のことです。)
出来ない人→穏便に済ませたいから、また自分の方が早いからと全部背負い込む。
簡単な見積もりも、逆に難しい案件も、すべて自分で背負い込むと本当身動きが取れなくなります。
何より恐ろしいのが、自分で背負いすぎる事で他の人から「使い勝手のいい奴」と思われてしまいます。
１回このイメージがついてしまうと、本当に面倒な事になります。
今後依頼を振ろうとしたら「え～…。自分でやったらぁ？」なんて事も言われかねません。
はい。私が過去に言われた事です。とにかくイエスマンにならない事！
出来る人→自分の不得意な事を依頼し、得意なことは積極的に受ける。
例えば多点数見積もりが入ったとします。
全部既製品で打てば出てくる単価だが、自分は見積もりの作成のミスが多い。
そういう時に他の人(アシスタント等)に依頼する。
逆に自分は何をするか？例えばアシスタントが何か困っている。
聞いてみると客先からしつこい督促が入っており、何回断っても訊いてくれない。
高圧的で恐いとの事。そういう時は自分が電話対応を行う。
そしてまた何かきたら自分に電話を回してくれていいと言う。所詮５分もかからない。
これでWIN-WINの関係の出来上がりである。(主観)
この例えは完全に私のエピソードであります。
多点数の見積書作成は時間がかかる上に２、３個の訂正箇所が必ず出てくる。
しかしながら客先の高圧的なおっさんに対する電話は持ち前のスルースキルで難なく対応できる自信がある。
会社というのは各専門分野の集まりからなるチームなのだ。
営業が経理をする事はないし、購買が新規飛び込みなんて大体行わない。
誰かに仕事を振るという事は、将来の上司になる最初の壁になりえる。
できる上司は仕事を上手く部下に振る事ができ、
そして責任は全部自分で取る事が出来る人だと思っている。(何様)
昔の私も本当にダメでした。自分より後に入社した新人のアシスタントに「しんどかったら僕に任せて！」と
謎にカッコつけてしまった結果、夕方に営業から帰社するとデスクの上には大量の見積もり依頼書が、、、。
結局その半年ぐらい毎日処理に追われ、社内からは仕事が遅い無能とレッテルを貼られてしまった
苦い経験があります。
例えばですが、事務のアシスタントがいくら超先輩でもアシスタントは営業をサポートする仕事です。
「この見積もり、仕入れ先から回答が入ったら、利率○○％で客先に回答しといてもらっていいですか？」
「納期が出てない製品のピックアップお願いしていいですか？」
勇気を出して言いましょう。最初は緊張します。ですが、必ず自分の為になります。
いかがでしょうか。最後は本当に難しいです。
つらいですがこれさえクリアできれば本当にスムーズに仕事ができます。
優しい心を持つ皆さんも、勇気を出して一歩踏み出しましょう！